Hay diversas tareas que deben realizarse para asegurar una alta calidad de los datos obtenidos en un ensayo clínico.

Estas tareas tienen el objetivo de garantizar la integridad, la exactitud y la consistencia de la información clínica, para que los resultados reflejen fielmente la realidad de la investigación que se ha llevado a cabo.

Es vital comprender que la labor de gestión de datos en un ensayo clínico se inicia en una etapa muy temprana, antes de que el ensayo clínico comience como tal.

En las siguientes líneas resumimos los elementos más relevantes que contribuirán a conseguir unos datos clínicos refinados y libres de errores.

Diseño del protocolo

Cuando hablamos de la calidad de los datos, todo comienza con el diseño del protocolo del ensayo clínico.

El protocolo del ensayo es un documento primordial y contiene el trasfondo científico y las especificaciones de los objetivos, los procedimientos, y las pruebas del estudio clínico, entre otras muchas cosas.

Concretamente, el protocolo del estudio incluye una tabla de procedimientos y pruebas a realizar en las diferentes visitas que el paciente hará al hospital, mientras recibe el tratamiento del ensayo y en su seguimiento posterior.

Esta tabla en particular es crucial para hacer la especificación de los formularios y datos del ensayo clínico. Es decir, los procedimientos, pruebas y visitas del estudio —plasmadas en el protocolo— determinan qué datos se van a recoger y cuándo.

Evidentemente, si el diseño del protocolo —que incluye la especificación de la tabla de procedimientos y pruebas— es incompleto o inexacto, estas deficiencias se van a arrastrar a lo largo del estudio generando problemas en etapas subsiguientes.

Para decirlo claramente, si las especificaciones de las visitas y pruebas están mal, los formularios de recogida de datos incluidos en el eCRF también estarán mal.

No es infrecuente que un olvido u error en la especificación de las pruebas de un ensayo clínico impacte en los análisis de datos que se hacen después. Por ejemplo, si una prueba concreta no fue inicialmente especificada en el protocolo —y por tanto tampoco en el eCRF— dicha información no estará disponible a la hora del análisis. Desafortunadamente, puede ser muy costoso tener que volver atrás y reclamar estos datos una vez que el estudio lleva ya tiempo en marcha.

Por tanto, resulta fundamental que no solo el promotor del ensayo clínico, sino que también los investigadores coordinadores, y todas las partes involucradas en el proyecto, examinen profundamente el diseño de la tabla de visitas en la que se especifican los procedimientos de la investigación, para evitar inconvenientes futuros.

Especificación del eCRF

Una vez que el protocolo contenga una tabla de procedimientos y pruebas bien completa y exacta, ya se puede especificar el diseño del sistema de eCRF.

Tomando la mencionada tabla como referencia —junto con los comentarios y anotaciones pertinentes del protocolo— los encargados de especificar el eCRF pueden iniciar su diseño.

El diseño del eCRF debe ser fiel a la estructura de visitas del protocolo y debe contener formularios que incluyan los datos necesarios relacionados con cada uno de los procedimientos y pruebas.

Es posible que el protocolo no concrete todos los detalles de cada uno de los datos que se deben recoger en el eCRF, por lo que el equipo de diseño del eCRF debe verificar con los investigadores coordinadores —que son los expertos clínicos— si los formularios del eCRF que se han concretado incluyen toda la información que se deberá recoger.

En resumen, el objetivo de este paso es producir una especificación de eCRF altamente precisa que no deje fuera ningún dato importante.

Implementación, testeo y validación del eCRF

Cuando los documentos de especificación del eCRF están listos, llega el momento de convertir dicha especificación en formularios reales usando el software de eCRF.

Los data managers del promotor del ensayo clínico o de la empresa encargada de construir el eCRF —a menudo una Clinical Research Organization, o CRO— se encargarán de transformar la especificación del eCRF en los formularios web que rellenarán los usuarios de los hospitales del estudio.

Esta labor de implementación de los formularios en el software viene seguida de un paso adicional que consiste en probar que el software de eCRF construido funciona sin errores.

Para verificar que el sistema de eCRF funciona correctamente según las especificaciones requeridas, los data managers encargados de implementar la herramienta realizarán y documentarán pruebas que evidenciarán que el software ha sido testeado y validado.

Sin duda, la construcción, el testeo y la validación del eCRF son elementos vitales para asegurar datos de alta calidad en un ensayo clínico.

Desarrollo de un plan de validación de datos para cada estudio específico

Un siguiente paso importante en el proceso de la gestión de la información de un ensayo clínico es el desarrollo del plan de validación de datos.

Este documento tiene como objetivo especificar qué condiciones deben cumplir los datos introducidos en el eCRF —para cada estudio específico— para ser considerados completos y adecuados para el análisis.

Cuando los hospitales participantes introducen los datos en el eCRF, es frecuente que la información contenga inconsistencias que tendrán que ser resueltas mediante queries (peticiones de rectificación o aclaración enviadas a los centros).

Esto significa que los datos deberán ser depurados hasta que cumplan los requerimientos de validez y exactitud que se han definido en el plan de validación.

Dicho de otro modo, los datos no podrán analizarse hasta que estén del todo completos y libres de discrepancias.

Entrenamiento de los equipos investigadores y encargados de entrada de datos

Otro factor relacionado con la calidad de los datos recogidos en un eCRF es la formación de las personas que tienen la responsabilidad de introducirlos, esto es, los equipos investigadores y los encargados de entrada de datos en los hospitales.

Un buen entrenamiento de los equipos que meten los datos en el eCRF contribuirá a que los formularios estén rellenados a tiempo y con menos errores.

Una mejor comprensión de los datos a introducir será de ayuda al personal del hospital y reducirá el número de queries necesarias para resolver discrepancias.

Introducción de los datos desde una etapa temprana

Continuando con la responsabilidad de los encargados de la inserción de datos en los centros participantes, se debe destacar la relevancia de introducir los datos desde una etapa temprana, sin retrasos, tan pronto la información de las pruebas y procedimientos esté disponible.

En algunas ocasiones se producen retrasos sustanciales en la entrada de los datos en los eCRFs. Ya sea por una baja disponibilidad de personal, algún problema técnico, u otro factor, es común que algún centro participante en el ensayo clínico acumule demoras significativas que incluso pueden llegar a afectar a los tiempos programados para analizar los datos.

Si los equipos investigadores logran insertar la información en el eCRF con rapidez, todo el proceso de revisión y análisis de los datos será optimizado.

Verificación de datos fuente por parte de los monitores

Una de las tareas más relevantes con impacto directo en la calidad de los datos recogidos en un eCRF es sin duda la labor de verificación de datos fuente.

La verificación de datos fuente consiste en comparar la información introducida en los campos del eCRF con dicha información según consta en los documentos originales (historias clínicas ubicadas en los hospitales).

Esta tarea implica visitas presenciales al hospital y es realizada por un Clinical Research Associate (CRA) —también llamado monitor— y sin duda es un elemento crucial para asegurar que los datos aportados por los hospitales sean reales y fidedignos.

Por tanto, un buen plan de monitorización —y su correcta ejecución— contribuirá notablemente a mejorar la calidad general de los datos clínicos de un ensayo.

Revisión exhaustiva y realización de queries por parte de los data managers

Como ya se mencionó anteriormente, en un ensayo clínico se emiten queries a los centros participantes para que resuelvan inconsistencias y aclaren dudas sobre los datos insertados en el eCRF.

En parte, los monitores que hacen la verificación de datos fuente emitirán queries a medida que revisan la información de las historias clínicas en sus visitas de monitorización.

No obstante, hay otro equipo que se dedica a la revisión de la calidad y consistencia de la información del eCRF y está compuesto por los data managers asignados por el promotor del estudio.

Estos data managers pueden ser empleados propios del promotor, o bien pueden pertenecer al departamento de biometría de una CRO externa subcontratada.

Los data managers llevan a cabo una revisión exhaustiva de los datos introducidos en el eCRF usando herramientas avanzadas de procesamiento de datos que facilitan su revisión, incluso cuando se manejan grandes volúmenes de información.

Mediante sus revisiones los data managers detectarán discrepancias que se harán llegar a los equipos investigadores de los centros para su pronta resolución, antes del análisis.