En las próximas líneas resumiremos los inconvenientes de los CRF en papel y explicaremos de qué manera los CRF electrónicos han mejorado la eficiencia de la gestión de datos en los ensayos clínicos.

• Los envíos físicos de los formularios en papel. Los CRF en papel obligan a los promotores de ensayos clínicos a realizar múltiples envíos físicos de formularios impresos a los hospitales (y desde ellos a sus oficinas). Esto supone un esfuerzo manual considerable y reduce drásticamente la eficiencia de los procesos de gestión de datos.
• Retrasos en el acceso a los datos. Los CRF impresos retrasan el acceso a los datos por parte del promotor. Cuando los equipos investigadores de los hospitales rellenan los formularios en papel, esta información no es accesible de forma inmediata para revisión. El promotor tendrá que esperar a que los formularios sean enviados mediante un servicio de mensajería, y no podrá revisarlos hasta que lleguen a su oficina.
• Escritura manual de los datos. El uso de un CRF en papel conlleva la incomodidad de tener que escribir todos los datos a mano con un bolígrafo. Este método manual se considera rudimentario y afecta la calidad y la trazabilidad de los datos porque, por ejemplo, las rectificaciones deben hacerse mediante tachaduras.
• Control general de los formularios. Los envíos físicos de formularios suponen una gran dificultad cuando un ensayo clínico implica la participación de muchos hospitales y pacientes (la complejidad se multiplica si hablamos de un estudio internacional con varios países). El esfuerzo requerido solamente para controlar los paquetes y mantener la documentación en orden puede ser mayúsculo en estudios de grandes dimensiones.
• Riesgos de seguridad. El envío físico de formularios que contienen datos de salud de los pacientes implica riesgos importantes de seguridad. Los envíos físicos de documentos se pueden extraviar o ser interceptados, y llegar a manos no autorizadas.

Los eCRF resuelven los inconvenientes mencionados arriba de una forma contundente:

• Eliminan por completo la necesidad de envíos físicos de formularios.
• Permiten un acceso instantáneo a los datos mediante un navegador de Internet.
• Hacen posible una rectificación clara y trazable de la información.
• Simplifican el control de los datos incluso en estudios multinacionales con muchos hospitales y pacientes.
• Reducen los riesgos de seguridad ya que las aplicaciones web de CRF contienen mecanismos avanzados de protección de los datos.